25.03.2019

Metodologia japonesa revoluciona o mercado


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O programa 5S busca a eliminação do desperdício para rotina mais dinâmica
O programa 5S busca a eliminação do desperdício para rotina mais dinâmica
Você já ouviu falar do 5S Digital? Esse é o nome dado à famosa metodologia japonesa aplicada às empresas que dependem da tecnologia. Segundo a gerente de Projetos no Lean Institute Brasil e professora da FAE Business School no curso de pós-graduação em Gestão de Operações – Lean Management, Iris Pierini Bonfanti, quando o 5S foi criado não existiam muitos computadores nas indústrias, tampouco computadores de uso pessoal. Por isso, a prática de seus conceitos ficou limitada às questões físicas e comportamentais. “O 5S não saiu da área comportamental, mas a parte organizacional mudou um pouco na era digital, em que as coisas se tornaram nossos computadores, servidores etc. Com isso, o 5S acabou sendo adotado por empresas dentro da área de Lean Management, mas agora com o objetivo de eliminar os desperdícios”, esclarece a especialista.

É aí que entra a faxina digital, com algumas iniciativas personalizadas criadas pelas áreas de Tecnologia da Informação (TI), como a limitação de memória da caixa de correios eletrônicos e a exclusão de arquivos não manuseados há um certo tempo, podendo ir além da eliminação de arquivos obsoletos e se estendendo até a organização dos arquivos do servidor.

Como isso se aplica ao mundo digital?

Criada no Japão, entre as décadas de 50 e 60, época em que o país vivia uma crise e as indústrias sofriam com a desorganização e a sujeira, a metodologia 5S propôs uma total reestruturação. São cinco conceitos básicos e simples, porém fundamentais: Seiri (Classificação), Seiton (Ordem), Seiso (Limpeza), Seiketsu (Padronização), Shitsuke (Disciplina). “O objetivo central sempre foi e sempre será aumentar a eficiência e eliminar o desperdício (tudo aquilo que consome algum recurso, mas não gera valor frente à ótica do cliente). E foi pensando assim que o Japão reestruturou suas indústrias e hoje é uma potência industrial”, acrescenta Iris.

Em um mundo digital, os sensos relacionados ao comportamento (Padronização e Disciplina) precisam existir para que o programa seja praticado como hábito, o que exige uma mudança comportamental na maneira com que atividades diárias são executadas. “O ser humano convive e depende cada vez mais dos meios eletrônicos. No entanto, se não tivermos o hábito da prática dos 5
sensos no âmbito digital, a consequência é o acúmulo de arquivos e o consumo desenfreado da memória dos computadores e servidores, e a própria perda de tempo na localização de um arquivo”, ressalta Iris.

Os benefícios em adotar a “faxina digital” no ambiente empresarial e pessoal são imensos, como por exemplo: diminuição do espaço ocupado nos computadores e servidores, aumento do poder de processamento nos servidores de dados, facilidade de busca por documentos e na velocidade de pesquisa. Assim, o documento poderá ser encontrado por qualquer pro?ssional, aumentando a con?abilidade e a rapidez do ambiente de rede, entre outros.

Três dicas para implementar a metodologia no seu dia a dia

Iris enfatiza que o programa é totalmente dependente de uma mudança comportamental e não apenas de regras oriundas de um determinado departamento. Por isso, traz algumas dicas para implementar o 5S com sucesso:

As pessoas devem entender o mecanismo da mudança comportamental proposta pela metodologia.
Iniciar o programa pelos sensos de Classificação, Ordem e Limpeza que, em resumo, seriam:
  • Senso de Classificação ou Utilização: ter apenas o necessário em seu ambiente de trabalho.
  • Senso de Ordem ou Organização: um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar.
  • Senso de Limpeza: manter o ambiente limpo no dia a dia, conservar o ambiente digital limpo e saudável, descartar arquivos temporários.
A partir da consolidação desses três primeiros “S”, as pessoas estão preparadas para “trabalhar” aspectos mais abstratos, que são a Padronização e a Disciplina.

Esse conteúdo foi publicado no Carreira e Futuro, do G1 Paraná.

Imagem:Unsplash

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